W poprzednim wpisie pisałem o zaplanowaniu magazynu pracowniczego tak aby wspierał retencję pracowników. W obecnym będzie o realizacji w tym o angażowaniu pracowników, treściach, papierze i dystrybucji.
CZĘŚĆ II REALIZACJA
- Zaangażuj pracowników
Magazyn nie musi być komunikacją jednokierunkową. Można przedstawiać w nim bardziej szczegółowo tematy, do których chce się uzyskać informację zwrotną od pracowników. Kontakt z redakcją może odbywać się na różne sposoby: od dedykowanej linii telefonicznej lub adresowi e-mail, poprzez anonimową ankietę w sieci lub firmowy Intranet. Pisałem już wcześniej o zaangażowaniu pracowników w produkcję treści do magazynu, co nie tylko odciąży zespół redakcyjny, ale także przysporzy ambasadorów publikacji. Inną formą aktywizacji pracowników jest konkurs z atrakcyjnymi nagrodami. Tematem konkursu może być na przykład ważny dla firmy projekt opisany na stronach magazynu.
- Pamiętaj o perspektywie pracownika
Z punktu widzenia pracownika, najbardziej poszukiwanymi w magazynie będą treści dotyczące tematów dla niego ważnych i ciekawych. Dobrym przykładem jest artykuł firmy z branży energetycznej, mówiący o budowie przez firmę gniazd dla bocianów na słupach energetycznych. To jest namacalny dowód na to, jak działania firmy wpływają na bezpośrednie otoczenie, w którym żyją jej pracownicy (w tej firmie akurat wielu pracowników mieszka poza aglomeracjami miejskimi). Innym przykładem są tematy z grupy tzw. „kroniki towarzyskiej”. To może być wywiad z pracownikiem na temat jego pracy lub reportaż o jego ciekawych pasjach. Chętnie dzielimy się z innymi historiami o sobie i znajomych. Magazyn komunikacji wewnętrznej nie jest oczywiście pismem lifestyle’owym. Muszą się w nim znaleźć tematy, które odnoszą się do strategicznych priorytetów firmy. Jednak nawet „najtrudniejszy” czy „najnudniejszy” z punktu widzenia pracownika temat można zaprezentować w taki sposób, aby odpowiadał na pytanie, które zadaje sobie pracownik czytając tekst: „co w tym temacie jest ważne/interesujące dla mnie?”. I tak artykuł o nowym systemie dla call center może pokazywać korzyści dla firmy, ale może też podkreślać plusy tej zmiany z punktu widzenia pracowników tego działu.
- Zapewnij jakość tekstów i ilustracji
Magazyn pracowniczy konkuruje o czas pracownika, w tym o czas, który przeznacza na inne media. Publikacja wewnętrzna nie powinna być pod względem wartości merytorycznej treści medium gorszej jakości. Poprzez styl tekstów oraz sposób prezentacji możemy tworzyć interesujące historie z pozornie nieciekawych tematów. O wynikach firmy produkującej kawę można napisać nudny finansowy tekst pełen liczb i tabelek, albo za pomocą infografik i ciekawych porównań pokazać, ile filiżanek naszej kawy wypił statystyczny Polak. Budżet projektu narzuca często konieczność korzystania z gotowych materiałów ilustracyjnych z banków zdjęć. Nie musi to obniżać jakości publikacji, pod warunkiem poświęcenia wymaganej ilości czasu nad wyborem niesztampowych zdjęć. Pomoc doświadczonych fotoedytorów z agencji wydawniczych będzie nieoceniona. Ważną sprawą jest także poprawność językowa tekstów i techniczna jakość zdjęć. Różne media rządzą się swoimi prawami odnośnie użytej formy komunikacji. Innym językiem operujemy w komunikacji ustnej, jeszcze innym w mediach społecznościowych. Język, którym pisany będzie artykuł w magazynie pracowniczym, podlega z kolei tym samym standardom, które obowiązują w dziennikach i magazynach konsumenckich. Wszelkie błędy gramatyczne, ortograficzne czy literówki obniżają wartość wydawnictwa i osłabiają znacznie siłę przekazu i jego wiarygodność. Podobna różnica standardów występuje przy wyborze zdjęć i grafik do publikacji drukiem. Rozdzielczość zdjęć, która będzie wystarczająca na stronę internetową lub do wpisu na Facebooku, może nie spełniać minimalnych wymagań stawianym materiałom przeznaczonym do druku.
- Dobierz odpowiedni format i papier
Wybór formatu publikacji jest determinowany przez kilka czynników. Niewielka liczba stron aż prosi się o format gazetowy, który daje również duże możliwości ciekawego łamania tekstu. Nietypowy format zapewni też pozytywne wyróżnienie się na tle korporacyjnych magazynów za cenę nieznacznego zwiększenia budżetu. Format kieszonkowy narzuca pewne ograniczenia w projektowaniu publikacji, ale zachęca do wzięcia ze sobą np. do przeczytania w drodze do pracy. Firma mająca silny program CSR-owy powinna uwzględniać kryterium ekologiczne, dokonując odpowiedniego wyboru papieru. Do dyspozycji jest cała gama papierów ekologicznych lub produkowanych całkowicie z surowców wtórnych.
- Wykorzystaj potencjał papieru i druku
Często w rozmowach z klientami słyszymy, że wybór medium drukowanego to konieczność podyktowana faktem, że duża cześć pracowników nie ma dostępu do firmowego Intranetu. Jest to oczywiście ważny czynnik, ale zachęcam do potraktowania tego wyboru jako szansy na zupełnie nowe możliwości w komunikacji. Liczne badania pokazują, że papier przez swoją fizyczność zwiększa aktywność w obszarach mózgu odpowiedzialnych za integrację widzenia i informacji przestrzennej, a to powoduje, że zapamiętujemy teksty drukowane znacznie lepiej, niż cyfrowe. Czytając na papierze jesteśmy mniej rozpraszani przez inne informacje (komunikatory, maile, wyskakujące reklamy, etc.), niż to ma miejsce w sieci. Teksty w mediach drukowanych nadają się bardziej, niż te same treści w świecie cyfrowym do większego zgłębienia tematów i wytłumaczenia trudniejszych zagadnień. Wreszcie – walorem nie do przecenienia jest możliwość stworzenia estetycznej publikacji, którą czytelnicy chętnie wezmą do ręki, a przez co lepiej niż w świecie cyfrowym zapamiętają przeczytany tekst.
- Zadbaj o dystrybucję
Teoretycznie dystrybucja magazynu pracowniczego nie powinna nastręczać trudności. Wiemy przecież, gdzie przebywają nasi pracownicy. Z drugiej strony, zwłaszcza w przypadku korporacji posiadających pracowników na terenie całego kraju (kolejnictwo, energetyka, bankowość, sieci detaliczne), wyzwaniem jest nie sama fizyczna dystrybucja do lokalnych oddziałów firmy, ale ostatni odcinek drogi, który magazyn musi pokonać – do rąk pracownika. Tu w sukurs może przyjść integracja z innymi mediami, np. powiadomienie SMS-em o dostępności nowego numeru magazynu, ekspozytory-dyspensery podobne do takich, jakich używają darmowe gazety, plakat na tablicy ogłoszeń, którą wszyscy czytają, informacja w firmowej kantynie, itp.